ЕЛЕКТРОННА ТРУДОВА КНИЖКА (запитання – відповіді)

1. Що таке електронна трудова книжка?

Електронна трудова книжка — це цифровий аналог паперової трудової книжки, що зберігається у реєстрі застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов’язкового державного соціального страхування.

2. До якої дати потрібно перевести в електронний формат паперові трудові книжки? Для чого це роблять?

Перевести паперові трудові книжки в електронний формат потрібно до 10 червня 2026 року. Цей п’ятирічний перехідний період, встановлений Законом України від 05.02.2021 №1217-IX «Про внесення змін до деяких законодавчих актів України щодо обліку трудової діяльності працівника в електронній формі», розпочався 10 червня 2021 року.

Переведення трудових книжок в електронний формат має кілька ключових цілей: 

• Захист даних. Оцифрування гарантує збереження інформації про трудовий стаж, особливо тієї, що була внесена до 2004 року. Це унеможливлює втрату або пошкодження паперового документа.
• Спрощення процедур. Перехід до електронних книжок дозволить автоматично нараховувати пенсії, без необхідності особистого звернення до Пенсійного фонду України. Це значно спрощує процес для громадян і зменшує бюрократичне навантаження.
• Уникнення втрати стажу. Завчасне переведення даних у цифровий реєстр допомагає уникнути можливих проблем з підтвердженням стажу в майбутньому, що може вплинути на розмір пенсійних виплат.
• Прозорість і доступність. Працівник може у будь-який момент перевірити свої дані про страховий стаж в особистому кабінеті на вебпорталі електронних послуг ПФУ. Це забезпечує повний контроль над власною трудовою історією.
• Оптимізація роботи. Після оцифрування паперова книжка повертається працівникові. Це спрощує кадровий документообіг і скасовує необхідність її зберігання на підприємстві.

3. Що далі робити з паперовою трудовою книжкою після цієї дати?

Після того, як Пенсійний фонд України оцифрує трудову книжку, роботодавець видає працівникам особисто під підпис паперову трудову книжку.

Працівник може порівняти дані в особистому кабінеті на порталі Пенсійного фонду України зі своєю паперовою книжкою, щоб переконатися, що всі записи вірні та звернутись до органів Фонду у випадку неточностей чи розбіжностей.

Також варто зазначити, що на вимогу працівника, роботодавець і в подальшому зобов’язаний вносити до трудової книжки, що зберігається у працівника, записи про прийняття на роботу, переведення та звільнення, заохочення та нагороди за успіхи в роботі.

4. Якщо трудову книжку не оцифрують до 10 червня 2026 року?

В пункті 6 Закону України від 05.02.2021 №1217-IX «Про внесення змін до деяких законодавчих актів України щодо обліку трудової діяльності працівника в електронній формі» прописано, що страховий стаж обчислюється за даними, що містяться в реєстрі застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов’язкового державного соціального страхування, у тому числі за даними про трудову діяльність працівників, внесеними відповідно до Закону України «Про збір та облік єдиного внеску на загальнообов’язкове державне соціальне страхування», а за періоди, за які не внесені дані до реєстру застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов’язкового державного соціального страхування, – у порядку та на умовах, передбачених законодавством, що діяло раніше». Тобто, після 10 червня 2026 року, при визначені права на пенсійні виплати будуть враховуватись записи з паперової трудової книжки, яку надасть заявник.

5. Які дані можна вносити в електронну трудову книжку?

В електронну трудову книжку можна вносити дані, які підтверджують страховий стаж. Цей процес передбачає оцифрування інформації як з паперової трудової книжки, так і з інших документів про стаж, що визначені Порядком підтвердження наявного трудового стажу для призначення пенсій за відсутності трудової книжки або відповідних записів у ній, затвердженим постановою Кабінету Міністрів України від 12 серпня 1993 р. № 637 (ЗП України, 1993 р., № 12, ст. 273), (це трудові договора, військовий квиток, диплом про навчання, свідоцтво про народження дитини (для жінок), довідки про підтвердження стажу тощо)

6. Хто і як має вносити дані в електронну трудову книжку?

Вносити дані в електронну трудову книжку може як працівник, так і роботодавець.

Працівник – засобами вебпортал електронних послуг ПФУ або звернувшись до найближчого сервісного центру фонду особисто.

Роботодавець – шляхом створення відповідного електронного запису в електронному кабінеті страхувальника.

Дана інформація детально описана в «Порядку подання відомостей про трудову діяльність працівника, фізичної особи – підприємця, фізичної особи, яка забезпечує себе роботою самостійно, в електронній формі», затвердженому постановою правління ПФУ 12.03.2021 за №11-1 (зі змінами)

Відповідно до пункту 4 Порядку, відомості про трудову діяльність працівника подаються до територіального органу Пенсійного фонду України працівником особисто або через вебпортал електронних послуг Пенсійного фонду України в електронній формі з обов’язковим накладанням електронного підпису, що базується на кваліфікованому сертифікаті електронного підпису, працівником, страхувальником або представником страхувальника, якому керівником страхувальника делеговані відповідні повноваження.

7. Як перевірити, чи трудова книжка оцифрована?

На вебпорталі електронних послуг ПФУ в розділі «Електронна трудова книжка / Дані ЕТК / Відцифрована ЕТК» особистого кабінету застрахованої особи.

8. Скільки всього працівників зареєстровано на підприємствах і організаціях Хмельницької області?

Станом на 01.10.2025 наявна інформація про 239 354 найманих працівників, в т.ч. які отримують грошове забезпечення.

9. Скільки з них вже почали перехід на електронні документи?

Станом на 01.10.2025 вже 117 597 застрахованих осіб в області (або 49%) мають електронні трудові книжки.